Wegen eines 20€-Artikels würde ich als Vermieter persönlich kein Fass aufmachen und auch keine Energie rein stecken. Kaufen, selbst montieren, fertig. Selbst wenn die Schuldfrage eindeutig wäre, würde ich nur den Zeitwert ersetzt bekommen. Das steht in keinem Verhältnis zum Aufwand, wenn denn überhaupt ein Betrag nach 15 Jahren dabei herumkommt. Vor allem aber würde ich den neuen Mieter nicht mit dem Thema belasten.
Die Fristen für die Betriebskostenabrechnungen ergeben sich aus § 556 Absatz 3+4 BGB, aber eine konkrete Rechtsberatung im Einzelfall kann und will ich nicht leisten. Wichtig ist im Allgemeinen, was nachweisbar vereinbart wurde, solange es sich im Rahmen der Gesetze und der Urteile zum Thema bewegt, und wie hoch im Zweifel die Bereitschaft ist zu klagen und erst mal die Gerichtskosten vorzustrecken. Wenn man hier keine Erfahrungen hat, ist das Thema bei einem "Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht" (mit genau dieser Bezeichnung) gut aufgehoben.
Ich würde wohl erst mal bis zum 01.01.2023 nichts machen und hoffen, dass die Betriebskostenabrechnung bis dahin nicht kommt und mich dann dem Thema Kautionsabrechnung widmen.